Der iDeals Virtual Data Room ist ein vorbildlicher Branchenstandard zur Verwaltung von Dokumenten bei M&A-Deals.
Dealmaker wissen, dass erfolgreiche Deals erstklassige Strategien, eine umfassende Due-Diligence und gut entwickelte Integrationsprogramme erfordern. Bei Fusionen und Übernahmen (M&A) benötigen die Parteien auf Käufer- und Verkäuferseite einen einfachen Zugriff auf vertrauliche Informationen, um den Due-Diligence-Prozess abzuschließen und die geplanten Abschlussfristen einzuhalten. So kann ein virtueller Datenraum während der einzelnen Phasen des M&A-Deals nützlich sein:
Bevor die Fusion und Übernahme (M&A) geplant wird, bereitet der Verkäufer den virtuellen Datenraum vor und lädt die Dokumente für die Phase vor der Vermarktung hoch. Diese stehen somit potenziellen Investoren kurzfristig zur Verfügung, um den Due-Diligence-Prozess zu vereinfachen.
Historische Daten, Compliance-Dokumentation und andere wichtige Aufzeichnungen werden Benutzern des virtuellen Datenraums ausgehändigt. Im Verlauf dieses Prozesses können potenzielle Käufer Fragen zu Dokumenten stellen oder sogar weitere Dokumente anfordern. Sobald die Due-Diligence-Phase abgeschlossen ist, wird der Deal abgeschlossen und die Inhalte des virtuellen Datenraums werden archiviert.
Der virtuelle Datenraum unterstützt fusionierte Unternehmen darin, ihre Finanz-, Rechts-, IT- und andere Abteilungen zu integrieren. Mit zunehmendem Wachstum des neuen Unternehmens dient der virtuelle Datenraum als Repository für die Unternehmensdokumente und unterstützt die Kommunikation von Führungskräften.
In der heutigen Zeit haben sich virtuelle Datenräume (Virtual Data Rooms, VDRs) zum Branchenstandard für eine sichere Dokumentenfreigabe entwickelt. Im Vergleich zu einem physischen Datenraum sparen VDRs Reisezeiten sowie Ausgaben ein. Zusätzlich wird der Zugriff auf Dokumente vereinfacht und die Zugriffsverwaltung ist kostengünstiger. Darüber hinaus ist es mit virtuellen Datenräumen möglich, verschiedene Deals gleichzeitig innerhalb eines kürzeren Zeitraums abzuschließen.
Einige Anbieter bezeichnen ihre Services für die Dateifreigabe fälschlicherweise als „Virtuelle Datenräume“. In der Tat ähneln sich diese zwei Produkte auf den ersten Blick. Jedoch gibt es einige wichtige Aspekte, die sie voneinander unterscheiden: die Ebene der Sicherheit und die Möglichkeit, die virtuelle Umgebung kontrollieren zu können.
Der sorgfältige Prozess der Vorbereitungsarbeiten erfolgt in der Regel vor der Due-Diligence-Phase. Trotzdem kann in einer modernen Geschäftswelt der Fall eintreten, dass ein Deal in Erscheinung tritt, wenn niemand damit rechnet. Es überrascht daher nicht, dass sich die meisten Dealmaker auf die Arbeit mit virtuellen Datenräumen in einer derart zuverlässigen und intensiven Umgebung verlassen. In den meisten Fällen kann der virtuelle Datenraum innerhalb von 30 Minuten geöffnet werden und die meisten VDRs bieten Zugriff in mehreren Sprachen, eine Benutzeroberfläche für Benutzer von Mobilgeräten und zahlreiche weitere praktische Optionen an.
Die Verwendung virtueller Datenräume vereinfacht den Prozess der Compliance hinsichtlich einiger rechtlicher Bestimmungen wie des Sarbanes-Oxley Act. Wenn das Hauptinteresse vor allem darin besteht, alle gesetzlich erforderlichen Dokumente bereitzustellen, bietet der VDR-Anbieter in der Regel rechtlich konforme Due-Diligence-Indexvorlagen an, die Verkäufer in der Phase der Dokumenterstellung eines M&A-Deals unterstützen. Sobald die Dokumente erstellt und in den VDR hochgeladen wurden, können alle potenziellen Käufer darauf zugreifen. Dabei wird jede Aktion mit dem Dokument vom System nachverfolgt. Nachdem ein Deal abgeschlossen ist, kann beiden Parteien, also auf Verkäufer- oder Käuferseite, eine DVD oder ein Flash-Laufwerksarchiv mit den Dokumenten zusammen mit Prüfpfadberichten ihrer detaillierten Aktivitäten überreicht werden, die als Beweis im Falle eines Rechtsstreits eingesetzt werden können.
Wenn der Upload aller erforderlichen Informationen abgeschlossen ist, müssen die Deal-Dokumente eindeutig verwaltet und benannt werden, damit Käufer sie schnell finden können.
Während des gesamten Deals werden Benutzer kontinuierlich hinzugefügt und ihr Zugriff kann durchgehend geändert werden. Laden Sie Teilnehmer ein und weisen sie ihnen schnell Zugriffsberechtigungen zu, sodass Bieter beginnen und ihren Due-Diligence-Prozess schneller abschließen können.
Ein unzureichender oder verzögerter Due-Diligence-Prozess kann zu einer Risikoquelle beim Verfolgen eines Deals werden. Mit dem virtuellen Datenraum von iDeals können Dealmaker und Führungskräfte des Unternehmens fortschrittlichste Technologie nutzen, um unterschiedliche Szenarien im beschleunigten Tempo eines modernen M&A-Deals zu planen. Die iDeals-Plattform ermöglicht Folgendes: