Fusionen und Übernahmen (M&A)
Der iDeals Virtual Data Room ist ein vorbildlicher Branchenstandard zur Verwaltung von Dokumenten bei M&A-Deals.
Warum benötigen M&A-Dealmaker virtuelle Datenräume?
Dealmaker wissen, dass erfolgreiche Deals erstklassige Strategien, eine umfassende Due-Diligence und gut entwickelte Integrationsprogramme erfordern. Bei Fusionen und Übernahmen (M&A) benötigen die Parteien auf Käufer- und Verkäuferseite einen einfachen Zugriff auf vertrauliche Informationen, um den Due-Diligence-Prozess abzuschließen und die geplanten Abschlussfristen einzuhalten. So kann ein virtueller Datenraum während der einzelnen Phasen des M&A-Deals nützlich sein:
Erkundungsphase / Phase vor der Vermarktung
Bevor die Fusion und Übernahme (M&A) geplant wird, bereitet der Verkäufer den virtuellen Datenraum vor und lädt die Dokumente für die Phase vor der Vermarktung hoch. Diese stehen somit potenziellen Investoren kurzfristig zur Verfügung, um den Due-Diligence-Prozess zu vereinfachen.
Due-Diligence-Phase
Historische Daten, Compliance-Dokumentation und andere wichtige Aufzeichnungen werden Benutzern des virtuellen Datenraums ausgehändigt. Im Verlauf dieses Prozesses können potenzielle Käufer Fragen zu Dokumenten stellen oder sogar weitere Dokumente anfordern. Sobald die Due-Diligence-Phase abgeschlossen ist, wird der Deal abgeschlossen und die Inhalte des virtuellen Datenraums werden archiviert.
Integrationsphase nach der Fusion
Der virtuelle Datenraum unterstützt fusionierte Unternehmen darin, ihre Finanz-, Rechts-, IT- und andere Abteilungen zu integrieren. Mit zunehmendem Wachstum des neuen Unternehmens dient der virtuelle Datenraum als Repository für die Unternehmensdokumente und unterstützt die Kommunikation von Führungskräften.
VERKÜRZTE M&A-ZEITRAHMEN UND REDUZIERTE AUSGABEN
In der heutigen Zeit haben sich virtuelle Datenräume (Virtual Data Rooms, VDRs) zum Branchenstandard für eine sichere Dokumentenfreigabe entwickelt. Im Vergleich zu einem physischen Datenraum sparen VDRs Reisezeiten sowie Ausgaben ein. Zusätzlich wird der Zugriff auf Dokumente vereinfacht und die Zugriffsverwaltung ist kostengünstiger. Darüber hinaus ist es mit virtuellen Datenräumen möglich, verschiedene Deals gleichzeitig innerhalb eines kürzeren Zeitraums abzuschließen.
SICHERE UND KONTROLLIERTE DEAL-UMGEBUNG
Einige Anbieter bezeichnen ihre Services für die Dateifreigabe fälschlicherweise als „Virtuelle Datenräume“. In der Tat ähneln sich diese zwei Produkte auf den ersten Blick. Jedoch gibt es einige wichtige Aspekte, die sie voneinander unterscheiden: die Ebene der Sicherheit und die Möglichkeit, die virtuelle Umgebung kontrollieren zu können.
- Im Gegensatz zu FTP oder Dateisynchronisierungs- und Freigabeanwendungen ermöglichen die höheren Sicherheitsstandards, die in virtuellen Datenräumen implementiert sind, das sichere Übertragen von Dateien zwischen mehreren Parteien.
- VDRs bieten auch die Möglichkeit, den Zugriff auf folgende Funktionen zu beschränken: Drucken, Herunterladen oder sogar das Ansehen bestimmter Dokumente vor der zweiten Runde der Due-Diligence-Phase.
EINFACHE EINRICHTUNG UND NUTZUNG
Der sorgfältige Prozess der Vorbereitungsarbeiten erfolgt in der Regel vor der Due-Diligence-Phase. Trotzdem kann in einer modernen Geschäftswelt der Fall eintreten, dass ein Deal in Erscheinung tritt, wenn niemand damit rechnet. Es überrascht daher nicht, dass sich die meisten Dealmaker auf die Arbeit mit virtuellen Datenräumen in einer derart zuverlässigen und intensiven Umgebung verlassen. In den meisten Fällen kann der virtuelle Datenraum innerhalb von 30 Minuten geöffnet werden und die meisten VDRs bieten Zugriff in mehreren Sprachen, eine Benutzeroberfläche für Benutzer von Mobilgeräten und zahlreiche weitere praktische Optionen an.
RECHTLICHE COMPLIANCE
Die Verwendung virtueller Datenräume vereinfacht den Prozess der Compliance hinsichtlich einiger rechtlicher Bestimmungen wie des Sarbanes-Oxley Act. Wenn das Hauptinteresse vor allem darin besteht, alle gesetzlich erforderlichen Dokumente bereitzustellen, bietet der VDR-Anbieter in der Regel rechtlich konforme Due-Diligence-Indexvorlagen an, die Verkäufer in der Phase der Dokumenterstellung eines M&A-Deals unterstützen. Sobald die Dokumente erstellt und in den VDR hochgeladen wurden, können alle potenziellen Käufer darauf zugreifen. Dabei wird jede Aktion mit dem Dokument vom System nachverfolgt. Nachdem ein Deal abgeschlossen ist, kann beiden Parteien, also auf Verkäufer- oder Käuferseite, eine DVD oder ein Flash-Laufwerksarchiv mit den Dokumenten zusammen mit Prüfpfadberichten ihrer detaillierten Aktivitäten überreicht werden, die als Beweis im Falle eines Rechtsstreits eingesetzt werden können.
Erstellen eines virtuellen Datenraums für M&A
HOCHLADEN VON DUE-DILIGENCE-DOKUMENTEN
- Rechtsklick-Funktion und vertraute Drag & Drop-Funktion, um umgehend Ordner und Dateien zum Due-Diligence-Index hinzuzufügen, zu löschen und zu verschieben.
- Einfacher und schneller Drag & Drop-Upload mehrerer Dateien und ganzer Ordner in den VDR.
- Beschleunigter Upload-Prozess mit iDeals Sync ermöglicht die direkte Synchronisierung von Dateien auf lokalen und Netzwerklaufwerken zum Cloud-Speicher.
- Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien werden während des Upload-Prozesses automatisch in ein sicheres PDF-Format konvertiert. Dadurch werden Probleme bei der Dokumenterstellung vermieden.
ORGANISIEREN DES DATENRAUM-INDEXES
Wenn der Upload aller erforderlichen Informationen abgeschlossen ist, müssen die Deal-Dokumente eindeutig verwaltet und benannt werden, damit Käufer sie schnell finden können.
- Ordnerstrukturen und -dateien lassen sich schnell organisieren, bevor sie zugänglich sind und für interessierte Käufer freigegeben werden.
- Mit der automatischen Indexnummerierung ist es nicht mehr erforderlich, Dateien und Ordner manuell neu zu organisieren oder umzubenennen. Wenn Dateien neu organisiert werden, wird der hinzugefügte oder gelöschte Dokumentindex automatisch neu erstellt.
- Das einfache Umbenennen von Dateien und Ordnern durch einen Rechtsklick mit der Maus und die Auswahl von „Umbenennen“ ist eine weitere zeitsparende Funktion.
- Fügen Sie Notizen zu Ordnern und Dateien hinzu, um zusätzliche Anweisungen für potenzielle Käufer (Bieter) bereitzustellen.
- Benachrichtigen Sie ganz einfach alle Benutzer über die Änderungen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Dateien oder Ordner klicken, die Sie geändert haben.
VERWALTEN DES BIETER-ZUGRIFFS
Während des gesamten Deals werden Benutzer kontinuierlich hinzugefügt und ihr Zugriff kann durchgehend geändert werden. Laden Sie Teilnehmer ein und weisen sie ihnen schnell Zugriffsberechtigungen zu, sodass Bieter beginnen und ihren Due-Diligence-Prozess schneller abschließen können.
- Geben Sie ganze Bieter-Teams in wenigen Minuten in Ihrem VDR frei: Importieren Sie Listen von Benutzer aus Excel oder aus „.csv“-Dateien direkt in den Datenraum.
- Fügen Sie ganz schnell Teilnehmer hinzu und entfernen Sie sie und wenden Sie Dokumentzugriffsrechte an, indem Sie einfache Tools verwenden, die einem Assistenten ähneln.
- Richten Sie Bieter schneller ein: Organisieren Sie Benutzer in Gruppen und weisen Sie Berechtigungen in Batches basierend auf Ordner- oder Dateitypen zu.
- Vermeiden Sie potenzielle Schwachstellen und weisen Sie den richtigen Personen ordnungsgemäße Zugriffsberechtigungen zu. Der virtuelle Datenraum von iDeals bietet Administratoren die Möglichkeit, zu kontrollieren, wer Informationen anzeigen, herunterladen und drucken darf.
Ein unzureichender oder verzögerter Due-Diligence-Prozess kann zu einer Risikoquelle beim Verfolgen eines Deals werden. Mit dem virtuellen Datenraum von iDeals können Dealmaker und Führungskräfte des Unternehmens fortschrittlichste Technologie nutzen, um unterschiedliche Szenarien im beschleunigten Tempo eines modernen M&A-Deals zu planen. Die iDeals-Plattform ermöglicht Folgendes:
- Erhebliche Reduzierung des Zeitrahmens von M&A-Projekten: schneller und einfacher Zugriff auf Dokumente auf einem beliebigen Gerät ist wichtig für einen reibungslosen Deal-Prozess.
- Beseitigen von Problemen bei der Verteilung von Dateien: Einsatz von Berichtstools, um zu prüfen, wer Zugriff auf Informationen hat und wer den Datenraum am aktivsten nutzt.
- Reduzieren von Markt- und Betriebsrisiken: Ein Vollständiger Prüfpfad im Datenraum kann bei möglichen Rechtsstreitigkeiten hilfreich sein.
- Schnelle und effiziente Reaktion auf Anfragen von Bietern durch vereinfachte Q&A, die Überwachung des Fragenstatus und das Hinzufügen von Anlagen aus dem Datenraum an Nachrichten.
- Überwachung des Deal-Prozesses in Echtzeit: Verwendung von Dashboards und Berichtstools, um aktualisierte Statusnachverfolgung und Workflow-Transparenz zu erhalten.
