Erweiterte Funktionen virtueller Datenräume für Transaktionsmanagement

Funktionen für virtuelle Datenräume

Mehr als 100 Funktionen, die speziell für eine sichere Freigabe von Dokumenten und eine sichere Zusammenarbeit im Unternehmen entwickelt wurden.

Dokumentenmanagement

DATEI-UPLOAD PER DRAG & DROP

Starten Sie Ihren komplett neuen Datenraum, indem Sie die Daten mit nur einem Klick auffüllen. Verschieben Sie Ihre Dateien und Ordner per Drag & Drop von Ihrem Computer in das Upload-Fenster. Keine Plug-ins erforderlich.

ZEIT SPAREN MIT MASSEN-UPLOADS

Laden Sie Dokumente schnell und effizient in den Datenraum hoch. Keine Beschränkungen in Bezug auf Größe oder Anzahl der hochgeladenen Dateien. Der Datenraum schließt den Upload in nur wenigen Minuten ab. .

DATEIEN IN EINEM BELIEBIGEN FORMAT HOCHLADEN

Laden Sie Dateien in einem der mehr als 25 verfügbaren Formate hoch. Die Dateien müssen vor dem Download nicht vorbereitet werden. Die Dateien werden in ein sicheres PDF-Format konvertiert, das in einem Internet-Browser angezeigt werden kann. Somit ist keine zusätzliche Software erforderlich.

Finden Sie Dateien durch Beschriftungen schneller

Beschriftungen können einen doppelten Zweck erfüllen. Sie helfen Ihnen, Ihre Dokumente zu kategorisieren, und können als Suchbegriff verwendet werden. Verwenden Sie mehrere Beschriftungen, um Dateien auf eine Art und Weise zu organisieren, die den Anforderungen Ihres Projekts entspricht.

INTEGRATION IN WINDOWS-EXPLORER

Mit der iDeals Sync-Anwendung werden Daten automatisch hoch- und heruntergeladen. Synchronisieren Sie ganz einfach die Inhalte Ihres Desktops, Ihrer freigegebenen Ordner, des FTP oder des Datenspeichers im Unternehmen mit Ihrem Datenraum. Zudem wird der Datenraum mit den Content-Management-Systemen des Unternehmens verbunden.

AUTOMATISCHE INDEX-NUMMERIERUNG

Tausende an Dokumenten und Ordnern werden beim Hochladen oder Verschieben automatisch nummeriert. Der Datenraumindex muss nicht manuell erstellt oder aktualisiert werden.

UMFASSENDE TEXTSUCHE

Finden Sie umgehend Informationen, indem Sie Stichwörter eingeben oder mehrere Suchfilter anwenden. Das Optical Character Recognition System (OCR) sucht nach einem Wort oder einer Phrase in einem Dokument in Ihrem Datenraum.

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EINFACHE VERWALTUNG VON DATEIEN UND ORDNERN

Nutzen Sie Funktionen zum Hochladen, Löschen, Zusammenführen, Verschieben, Anzeigen, Herunterladen, Wiederherstellen und Umbenennen von Dateien und Ordnern. Führen Sie die Inhalte verschiedener Dateien in einer einzigen PDF-Datei zusammen.

Dokumentensicherheit

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Integrierte Schwärzung

Text, Bilder oder Dokumentenbereiche schnell schwärzen, um sensible Daten zu schützen und Zeit bei der Verwendung von Drittanbieter-Tools zu sparen.

REMOTE-VERNICHTUNG

Mit der Dokumentverschlüsselung beim Öffnen und Herunterladen wird der Zugriff auf die Datei kontrolliert. Die Zugriffsrechte auf das Dokument können auch nach dem Herunterladen des Dokuments noch zusӓtzlich gesperrt werden.

DYNAMISCHE WASSERZEICHEN

Aktivieren Sie automatische Wasserzeichen, die oben auf jedem Dokument angezeigt werden, wenn dieses angezeigt, gedruckt oder heruntergeladen wird. Individualisieren Sie Wasserzeichen mit Benutzernamen, IP-Adresse, Uhrzeit und Datum des Dokumentzugriffs.

Sichere Gitteransicht

Schützen Sie vertrauliche Daten vor unerwünschten Blicken, indem Sie einen beschränkten Anzeigemodus aktivieren. Der Benutzer kann nur den wesentlichen Teil des Dokumentes ansehen, während der Rest mit einem auf- und abgehenden Balken abgedeckt wird.

DETAILLIERTE DOKUMENTENBERECHTIGUNGEN

Geben Sie detaillierte Zugriffsrichtlinien für jedes Dokument und jeden Ordner im Datenraum an. Es gibt acht Ebenen an Dokumentenberechtigungen: „Fence View“ (Gitteransicht), „View“ (Ansehen), „Download Encrypted PDF“ (verschlüsselte PDF-Datei herunterladen), „Print“ (Drucken), „Download PDF“ (PDF-Datei herunterladen), „Download Original“ (Original herunterladen) und „Upload“ (Hochladen).

SECURE SPREADSHEET VIEWER

Mit dem einzigartigen iDeals Spreadsheet Viewer können Sie sich Excel-Dokumente online risikofrei anschauen und analysieren. iDeals Spreadsheet Viewer führt Downloads, Entschlüsselungen und das Einrichten von Wasserzeichen durch und gibt Dokumente in jedem Webbrowser wieder, und zwar nicht im PDF-Format, sondern im sicheren, originalen Excel-Format.

Benutzerfreundlichkeit

KEINE PLUG-INS, KEIN JAVA

Sehen Sie geschützte Dokumente im nativen Format ohne Plug-ins an. Es ist keine Installation von Software und kein Ausführen von Downloads erforderlich. Java wird nicht benötigt.

EINMALIGE ANMELDUNG

Eine einmalige Anmeldung und ein einziges Kennwort für alle Projekte. Sie müssen sich nicht mehrfache Kennwörter und Projektnamen merken.

MOBILE BENUTZEROBERFLÄCHE

Sehen Sie sich die Inhalte des virtuellen Datenraums über eine rationalisierte Benutzeroberfläche an, die für Mobilgeräte optimiert wurde.

MEHRSPRACHIGER ZUGANG

Greifen Sie auf einen virtuellen Datenraum in einer von 14 Sprachen zu, darunter Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Niederländisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Türkisch, Portugiesisch, Chinesisch, Japanisch, Schwedisch und Koreanisch.

VIEWER MIT BILDLAUF

Mit der Bildlauf-Funktion können Sie vom aktuellen Dokument direkt zum nächsten Dokument in einem Ordner wechseln. Dadurch sparen Sie eine Menge Zeit, wenn Sie Hunderte von Dokumenten durchsuchen müssen.

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iOS- UND ANDROID-APPS

Greifen Sie auf den Datenraum über nahezu alle Geräte und Plattformen zu, einschließlich Windows, Apple iOS und Android.

Zugriffssicherheit

ZUGRIFFSKONTROLLE UND ABLAUFDATUM

Konfigurieren Sie detaillierte Sicherheitsrichtlinien für Kennwortstärke und die Dauer von Benutzersitzungen. Legen Sie ein Ablaufdatum für den Dateizugriff fest.

ZEITLICHE UND IP-ZUGRIFFSBESCHRÄNKUNG

Beschränken Sie den Zugriff auf den Datenraum für bestimmte IP-Adressen und bestimmte Zeiträume.

DETAILLIERTE BENUTZERBERECHTIGUNGEN

Verwalten Sie die Berechtigungen von Benutzern für das Ansehen, das Herunterladen sicherer PDF-Dokumente, das Drucken, das Herunterladen des Originaldokuments und die Bearbeitung basierend auf der Rolle des Benutzers im Projekt.

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BENUTZERSICHERHEIT-IDENTITÄTSWECHSEL

Stellen Sie sicher, dass Parteien nur auf Dokumente zugreifen können, die sie benötigen – sehen Sie sich die Zugriffsberechtigungen aus der Perspektive eines Benutzers an.

ZWEISTUFIGE AUTHENTIFIZIERUNG

Die zweistufige Identitätsprüfung für Benutzer erfordert ein Kennwort und einen SMS-Code zur einmaligen Verwendung, der an das Mobilgerät des Benutzers gesendet wird.

MOBILES GERÄTEMANAGEMENT

Wenden Sie Sicherheitsfunktionen an und kontrollieren Sie die Zugänglichkeit sicherer Dokumente auf Mobilgeräten von Benutzern.

Benutzerverwaltung

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EINZEL- ODER MASSEN-BENUTZEREINLADUNGEN

Laden Sie einzelne Benutzer oder Hunderte von Benutzern problemlos per Massen-Einladungen in Ihren Datenraum ein. Konfigurieren Sie den Zugriff von Benutzern auf den Datenraum, Optionen zur Anmeldesicherheit, den Zugriff auf den Q&A-Bereich und die Häufigkeit, in der Benutzer Benachrichtigungen zu neuen Dokument-Uploads erhalten.

FESTLEGEN DETAILLIERTER BENUTZERBERECHTIGUNGEN

Legen Sie verschiedene Zugriffsebenen für unterschiedliche Benutzer fest, um Audit-Aufzeichnungen schnell nachverfolgen zu können und die Integrität des Datenraums zu steigern.

FESTLEGEN VON ANZEIGEBERECHTIGUNGEN FÜR EXCEL

Wählen Sie eine von drei speziellen Ansichtsberechtigungen für Excel-Dateien aus. Mit der Option „Excel mit Formeln“ können Benutzer Formeln in Excel-Dokumenten sehen. Durch Auswahl der Option „Excel ohne Formeln“ werden Benutzern keine Formeln angezeigt. Mit der Option „Excel-Daten-Analyse“ können die freigegebenen Excel-Dateien bearbeitet werden. Die Änderungen werden nicht auf die Original-Dateien angewandt und werden nur autorisierten Benutzern angezeigt.

EINFACHE EINRICHTUNG VON GRUPPEN

Verwalten Sie ganz einfach Hunderte von Benutzern, indem Sie sie in Gruppen mit unterschiedlichen Ebenen für den Zugriff auf Funktionen im Datenraum einteilen. Um den Prozess der Gruppenerstellung zu vereinfachen, bieten wir vier vordefinierte Rollen – „Full Administrators“ (Umfassende Administratoren), „Restricted Administrators“ (Restriktierte Administratoren), „Collaboration Users“ (Kollaborationsbenutzer) und „Individual Users“ (Individuelle Benutzer) – in Kombination mit vordefinierten Sätzen an Berechtigungen an.

BENACHRICHTIGUNGEN

Senden Sie E-Mails zu hochgeladenen und gelöschten Dokumenten und legen Sie die Häufigkeit fest, in der Benutzer diese Benachrichtigungen erhalten.

Berichte

VOLLSTÄNDIGE PRÜFPFADE

Erfüllen Sie die interne Compliance, indem Sie Zugriff auf vollständige Prüfpfade haben, in denen alle Aktionen im Datenraum aufgezeichnet werden. Wählen Sie eine PDF-, Excel- oder Druckversion der Berichte aus, um sie in Meetings und Präsentationen zu verwenden.

NACHVERFOLGEN DER BENUTZERAKTIVITÄT

Überprüfen Sie die Aktion jedes Benutzers, einschließlich der jeweiligen Suchanfragen. Verfolgen Sie das Ansehen, Drucken und Herunterladen von Dokumenten. Jedes Detail wird nachverfolgt. Sie können sogar sehen, wie lange sicher der Benutzer jede Seite des Dokuments angesehen hat, präzise nach Sekunden.

FARBCODIERTE BERICHTE

Sehen Sie sich auf einen Blick an, was mit Ihren Datenrauminhalten geschieht. In farbigen „Heatmap“-Berichten wird angezeigt, welche Gruppe am aktivsten ist und an welchen Abschnitten des Datenraums das größte Interesse besteht. Dies verschafft Ihnen einen Vorteil bei der Entscheidungsfindung.

GRUPPENÜBERSICHTS-BERICHTE

Erhalten Sie einen Einblick in die Gruppenaktivität im Datenraum: Prüfen Sie die Anzahl der eingeladenen Benutzer, die Anzahl der Anmeldungen, die Anzahl an Dokumenten, die freigegeben und aufgerufen wurden sowie die Anzahl der eingereichten Fragen und Antworten.

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Fragen und Antworten

Funktionen für virtuelle Datenräume
OPTIMIERTER ANTWORTPROZESS

Während des Beantwortungsprozesses können Benutzer Kommentare im Zusammenhang mit den Antworten abgeben, Schnellübersichten der Dateien im Datenraum hinzufügen und Dokumente anhängen, um die Qualität und Genauigkeit der Antworten zu verbessern. Benutzer, die für die Beantwortung der Fragen verantwortlich sind, können privat kommunizieren und die Diskussion ist nur für die jeweiligen Mitglieder zugänglich, die an der Beantwortung der Fragen beteiligt sind.

AUTOMATISCHE ZUWEISUNG VON FRAGEN AN EXPERTEN

Antworten werden abhängig von der Fragekategorie direkt den entsprechenden Experten zugewiesen – ganz ohne manuellen Aufwand. Die Antwortkoordinatoren können problemlos neue Experten zuweisen und bei Bedarf den Workflow ändern. Die personenbezogenen Daten der Fragesteller werden bei der Übermittlung der Fragen an die Experten nicht offengelegt und die Antworten werden sofort an die Antwortkoordinatoren weitergeleitet.

ZENTRALISIERTE KOMMUNIKATION

Zentralisieren Sie die gesamte Kommunikation innerhalb des virtuellen Datenraums. Das Modul bietet das gleiche Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit wie der VDR. Während Sie alles nachverfolgen und auf aufschlussreiche Berichte zugreifen können, die die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, werden die vertraulichen Details von Unternehmen und Personen, die zusammenarbeiten, nur dann offengelegt, wenn Sie dies ausdrücklich wünschen.

WICHTIGE FRAGEN UND MASSEN-VERFAHREN

Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie die Fehleranfälligkeit, indem Sie mehrere im Excel-Format vorliegende Fragen gleichzeitig in den oder aus dem virtuellen Datenraum importieren bzw. exportieren. Dank Massen-Verfahren können Sie im Handumdrehen Kategorie, Priorität und Status von Fragen aktualisieren.

FLEXIBLER WORKFLOW

Profitieren Sie von der Anpassung und Automatisierung des Kommunikationsflusses gemäß Ihren Geschäfts- oder Projektanforderungen. Zwar haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Aktionen und Nachrichten nachzuverfolgen, jedoch werden die Fragen und Antworten automatisch an die richtigen Benutzer weitergeleitet. Der Workflow ist auf die verschiedenen verfügbaren Rollen abgestimmt: Fragesteller(in), Frageeinreicher, Fragekoordinator, Experte und Antwortgenehmiger.

INTUITIVE BENUTZEROBERFLÄCHE

Das intuitive Layout beschleunigt die Einrichtung von Modulen, die Schulung neuer Benutzer sowie die Kommunikation. Das Design fördert eine bessere Organisation, gewährleistet eine Nachverfolgung in Echtzeit und erleichtert den Zugriff für mehrere Benutzer.

Geschwindigkeit und Verfügbarkeit

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ERHÖHTE GESCHWINDIGKEIT

Mehrere geografisch verteilte Remote-Rechenzentren steigern die Geschwindigkeit der Datenübertragung bis zu einem branchenführenden Wert von 200 MB/s. Durch die unmittelbare Nähe der Rechenzentren wird die Geschwindigkeit für Dateiupload und -download um das 10-fache optimiert.

BRANCHENFÜHRENDE BETRIEBSZEIT VON 99,95 %

Das redundante Design der Infrastrukturkomponenten bietet eine äußerst zuverlässige und sichere Umgebung, die eine Betriebszeit von 99,95 % garantiert.

KEINE WARTUNGSFENSTER

Tausende von Unternehmen weltweit vertrauen auf die virtuellen Datenräume von iDeals, um auf ihre geschäftskritischen Dokumente zuzugreifen. Aus diesem Hintergrund haben wir unseren Datenraum-Dienst so konzipiert, dass er nie auf Grund der Wartungsarbeiten stillgelegt wird.

Anpassung

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MASSGESCHNEIDERTES DESIGN

Fügen Sie Ihr Unternehmens-Branding hinzu, um einen vertrauten Arbeitsplatz für die Zusammenarbeit zu schaffen. Laden Sie Ihr Logo hoch, passen Sie Designfarben an und individualisieren Sie die Einladungs-E-Mail.

INDIVIDUELLE WASSERZEICHEN

Sie können die Darstellung von Wasserzeichen konfigurieren: beim Ansehen, Herunterladen oder Drucken. Wasserzeichen können mit dem Muster und der Farbe Ihrer Wahl nach individualisiert werden.

ANWENDEN VON SPRACHEINSTELLUNGEN

Aktivieren Sie die automatische Übersetzung des Datenraum-Indexes in 90 Sprachen.

DEFINIEREN DER ZUGRIFFSBEDINGUNGEN

Geben Sie Ihre eigenen Bedingungen, eine Vertraulichkeitsvereinbarung und eine Geheimhaltungsvereinbarung an. Definieren Sie, wie häufig Benutzer die Nutzungsbedingungen akzeptieren müssen: bei ihrem ersten Login oder bei jedem Login.

ANPASSEN VON KOPF- UND -FUSSZEILEN

Zeigen Sie benutzerdefinierte Fuß- und Kopfzeilen auf Dokumenten an, die als PDF gedruckt oder heruntergeladen werden können. Passen Sie Inhalte, Schriftgrad und Farbe von Kopf- und Fußzeilen an.

Sicherheits-Compliance

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ISO27001 ZERTIFIZIERT

Die „International Organization for Standardization“ (ISO) 27001:2013 ist die internationale Sicherheitsnorm, die verwendet wird, um den Schutz vertraulicher Daten zu bewerten. Unser Zertifizierungsprozess umfasste Sicherheitsrichtlinien der Organisation, Mitarbeitersicherheit, physische und Umgebungs-Sicherheit, System- und Netzwerksicherheit sowie Geschäftskontinuitätsmanagement.

SOC2-KONFORM

Die SOC2-Berichte stellen sicher, dass angemessene Kontrollsysteme vorhanden sind, um Daten und Informationen zu schützen. Mit der SOC 2-Zertifzierung wird bestätigt, dass iDeals alle internen bewährten Vorgehensweisen einsetzt, um Sicherheit, Verfügbarkeit und Datenschutz zu verifizieren.

SICHERHEIT DES RECHENZENTRUMS

iDeals nutzt mehrere Rechenzentren, die physische Sicherheitsmaßnahmen, biometrische Authentifizierungssysteme für den Zutritt und mehrere Überwachungsebenen einsetzen.

BEWÄHRTE F&E-VORGEHENSWEISEN

Unser internes Forschungs- und Entwicklungsteam sorgt dafür, dass unsere Technologie den aktuellen Branchen-Benchmarks kontinuierlich einen Schritt vorne ist. Unsere Innovationsbemühungen sind im Finanzkommunikationsgeschäft einzigartig. Die Methoden und Prozesse zur Softwareentwicklung werden regelmäßig aktualisiert, damit sie den aktuellen internationalen Praktiken wie Microsoft Secure Development Lifecycle und OWASP entsprechen. Die Anwendungssicherheit wird regelmäßig von unabhängigen Experten bewertet, um ein hohes Maß an Zuverlässigkeit aufrechtzuerhalten.